一、收文办理程序

收文办理程序一般包括：签收、登记、拟办、传阅、批办、分发、承办、归档等环节。

（一）签收、登记。凡发给本局的文件，统一由局机要人员收登，当日或次日送交办公室主任签批拟办意见，急件随收随签。

（二）拟办、传阅。机要人员按照办公室主任签批的意见，分送局领导，重要阅件一般按局领导排列顺序依次传阅，原则上办理件当日阅批，传阅件两日内阅批，急件随送随批。机要人员要及时将未阅批的文件补送外出归来的局领导。

各处室、各单位收到传阅件后，应在两日内阅毕，并及时退回机要室。需留用的文件要办理签收手续，不得随意抽取。

（三）批办、分发。机要人员要将局领导有批示的文件，呈办公室主任阅知，并及时分送承办部门。分发给各处室、各单位的文件要履行签字手续。

（四）承办。承办部门要及时对批办件提出办理意见，不得延误、推诿。属于督办件的，按照《督查工作制度》的有关规定办理。

（五）归档。机要人员应将文件分门别类妥善保管。每年第一季度对上年文件进行清理，按文书档案管理的有关规定，及时立卷归档。

各处室、各单位要指定专人负责本部门文件的签收、传阅及年终清理工作。每年2月底前，将上年度属于归档范围和具有存查价值的材料搜集齐全，移交机要室归档。需销毁的文件由机要室统一送保密部门指定的销毁站销毁。

二、发文办理程序

发文办理程序一般包括：拟稿、审稿、签发、编号、印制、用印、分发、存档等环节。

（一）拟稿。凡以本局名义制发和转发的文件，按照业务范围分别由有关处室拟稿，并填写《中央内蒙古自治区委员会老干部局发文稿纸》。

（二）审核。首先由各处室负责人对本处室起草的文稿进行审核，审核的重点是：文稿是否符合党的方针、政策，是否完整准确地体现发文意图，是否观点明确、条理清楚、层次分明。之后交办公室核稿，重点是审核文稿是否符合行文规范和拟制公文的有关要求，是否字词规范、标点正确、表述准确、文字精炼。

（三）签发。办公室主任或分管副主任按照局领导分工，签批送审意见后，送请局领导签发。一般性业务文件由分管局领导签发；重要文件应提交局务会议审议定稿后由分管局领导审签、局长签发；以本局为主的联合行文，由拟稿处室在本局领导签发后，约请所有联署机关负责人会签；以其他部门为主的联合行文，经相关处室审阅后由局领导签发。

（四）编号。凡以局名义发出的文件，均由办公室统一编号，并根据内容确定文件的主题词、发放范围、秘密等级、印刷数量等。

（五）印制。文件编号后按照《文印制度》送文印室或指定印刷厂印制。

（六）用印。经局领导签发的文件及各类公文、报表等，机要人员可加盖局公章。盖章时，要将印章内“老干部局”四个字与文字水平，并且上不压正文，下要骑年盖月。

（七）分发。对外行文由承办处室负责装写信封后，送机要室统一分发；对局系统内行文，要填写《发送文件通知单》，送机要室分发。

（八）存档。文件形成后，承办处室要将有领导签批的发文稿纸、原稿（含附件）及正式文件两份送机要室存档。

三、公文文头和文号的使用

（一）使用《中共内蒙古自治区委员会老干部局文件》文头的主要范围是：

1.“内党老发”：用于全区老干部工作涉及全局性重要问题的批示、决定、部署、总结和通知，以及重要问题的请示、报告、批复等。

2.“内党老通字”：用于全区性重要会议、重要事项的通知或转发上级部门的文件。

3.“内党老干字”：用于全区离休干部享受提格待遇和局系统干部任免职的通知。

4.“内党老办字”：用于一般性业务会议、事项的请示、报告、批复、通知等。

5.“内党老人字”：用于系统内干部人事工作方面的请示、报告、批复、通知等。

（二）使用《中国共产党内蒙古自治区委员会老干部局》文头的主要范围是：

1.“内党老函字”：用于对外联系一般性工作的函件。

2.局系统内布置日常工作的通知。

（三）使用《中共内蒙古自治区委员会老干部局传真电报》文头的范围是：

“内党老电传”：用于传达、部署、通知紧急指示、事项的传真电报。

四、文件印发范围和份数

本局下发文件的范围：

（一）有关老干部工作方面的重要文件，主发单位：各盟市委，自治区各部、委、办、厅、局及各人民团体党组（党委），自治区各企事业单位党委（党组），印数180份。

（二）有关老干部工作方面的一般业务性文件，主发单位：各盟市委老干部局，自治区各部、委、办、厅、局及人民团体和各企事业单位离退休人员工作处（办）。印数180份。

根据文件涉及的业务范围，发文范围可相应调整。

本局文件的发文份数：

发自治区直属部门、单位各1份，盟市各2份；报送中组部老干部局及相关处室各2份，报送自治区党委和党委办公厅的报告类文件，报送10份；请示类和核发类文件报送3份，并附WORD文档格式磁盘1张；抄送有关单位或有关领导的各1份；发各局领导、处室、局属单位各1份；存档2份。